Professionnel ou privé, un événement réussi tient essentiellement à sa préparation. L’organisation et l’anticipation sont les maîtres mots d’un tel projet. Car les imprévus sont souvent de mise, mieux vaut être paré à toute éventualité. Mais par où commencer ? Comment organiser une réception, un séminaire ou un team building ? Nous vous donnons les clés d’une organisation événementielle sans faille. Autant de points qui viendront alimenter votre « to do list » et vous aideront à faire de votre événement un véritable succès.
Quels sont vos objectifs ?
Avant tout, quel est le but de votre événement ? Dans le monde professionnel, séminaire, congrès, réunion, lancement de produit, incentive… peuvent avoir pour objectif de :
- Remercier vos équipes, vos clients, vos partenaires… de leur implication dans le succès présent et à venir de votre entreprise,
- Augmenter votre clientèle et améliorer vos ventes,
- Fédérer vos équipes, favoriser leur sentiment d’appartenance à l’organisation et miser sur leurs performances et leur productivité,
- Convaincre des investisseurs ou tout autre tiers d’adhérer à vos nouveaux projets,
- Communiquer autour de votre offre et améliorer votre notoriété.
Mariage, anniversaire, soirée gala… les événements privés ont généralement pour but de rassembler et de divertir l’assemblée. Pour autant, réfléchir à votre objectif permet par exemple de déterminer un thème à votre réception, ainsi qu’un lieu et des activités.
Qui participera à votre événement ?
Maintenant que l’objectif de votre événement est clairement défini, vous avez la possibilité de dresser la liste de ses participants. Dans l’événementiel, on considère que 30 % d’entre eux ne pourront être présents le jour J. Dans tous les cas, mieux vaut établir une liste la plus exhaustive possible. Si votre but est d’améliorer la popularité de votre entreprise, pensez « qualité » plutôt que « quantité ». Le nombre de convives vous permettra d’établir votre budget, mais aussi de définir un lieu dont la capacité d’accueil est adaptée.
Quel est votre budget ?
C’est évidemment un des points essentiels à l’organisation d’un événement, quel qu’il soit. Le budget prend généralement en compte :
- La location du lieu : salle de réunion, salle de réception, cinéma privé, jardin…
- Le personnel : hôtes et hôtesses d’accueil, service, sécurité, photographe…
- La restauration : traiteur/catering, food truck, restaurant…
- L’hébergement : hôtel, chambres d’hôtes…
- Les activités : golf, équitation, chasse au trésor, ateliers cuisine, safaris photos…
- Le matériel et le mobilier : sonorisation, écrans, chaises, tables…
- La décoration : fleurs, panneaux, guirlandes…
- Les accessoires et goodies : stylos, blocs-notes, t-shirts…
- Les assurances
Prévoyez une marge de manœuvre d’environ 15 % de votre budget pour pouvoir faire face aux éventuels imprévus. Listez également différents prestataires à qui vous pourrez demander plusieurs devis. Pour financer votre événement professionnel, vous avez également la possibilité de monter une opération de sponsoring. Vous pouvez par ailleurs demander un droit d’entrée, lequel peut par exemple comprendre le prix du repas.
A quelle date organisez-vous votre événement ?
Pour qu’un événement soit réussi, un maximum de convives doit pouvoir y participer. Le choix de la date est dès lors crucial. De manière générale, évitez les lundis ainsi que les périodes de fêtes de fin d’année et de vacances. Misez sur une saison où le beau temps devrait être au rendez-vous. Pour choisir la bonne date, vérifiez également le calendrier de vos concurrents. Gardez également à l’esprit que de grandes compétitions sportives ou des événements politiques peuvent empêcher vos invités de se rendre à votre réception.
Quel lieu choisir pour une réception, un séminaire, un team-building… ?
Plusieurs critères vous permettent de choisir un lieu pour votre événement :
- Sa capacité d’accueil (nombre de personnes assises ou debout)
- Sa proximité géographique
- Sa facilité d’accès : parkings, transports en commun, proximité d’une gare ou d’un aéroport…
- Ses équipements : salle de réunion, espace pause, sonorisation…
- Les activités disponibles sur place ou à proximité : golf, piscine, tennis, padel…
- La restauration
- L’hébergement
- Les services
L’ambiance du lieu est également primordiale. Elle doit être au diapason de votre événement et refléter votre niveau d’exigence. Par ailleurs, le lieu de réception doit être disponible à la date souhaitée et pour la durée que vous avez envisagée pour votre événement.
Dernière étape : la communication
Enfin, assurez la promotion de votre événement. Différents canaux vous permettent d’atteindre votre public et de le convaincre de se rendre à votre soirée, votre congrès, votre gala, etc. Vous avez ainsi la possibilité de communiquer sur les réseaux sociaux, sur votre site internet, sur votre blog, sur les sites web de partenaires… Une campagne emailing vous aide aussi à toucher vos cibles marketing. Et pour un événement privé, envoyez vos invitations au bon moment pour que vos convives puissent dès maintenant réserver leur date.
Des lieux d’exception pour vos événements au Paris Country Club
Que vous souhaitiez organiser une réception privée le temps d’un après-midi ou un séminaire d’entreprise sur un ou plusieurs jours, vous êtes au bon endroit. Le Paris Country Club vous accueille dans l’un des plus beaux domaines de la région parisienne à quelques kilomètres de la capitale et vous accompagne dans toutes les étapes de l’organisation de votre événement qu’il soit privé ou professionnel.
Plusieurs lieux vous seront proposés avec un panorama à couper le souffle sur le parc, l’hippodrome ou encore le golf :
- Le Manoir, une somptueuse bâtisse d’époque classée monument historique. Vous pourrez profiter de son club house mais aussi de sa véranda de 240 m2 offrant un spectacle étonnant sur les courses de l’hippodrome. A l’étage du Manoir, des salles équipées d’écrans tactiles et d’un mobilier parfaitement modulable pourront également vous accueillir.
- Le Manège de Saint-Cloud, qui se situe sur l’ancienne carrière des haras de Marcel Boussac, abrite aujourd’hui deux généreuses salles de réception, de 200 et 700 m2, entourées d’un jardin de 1000 m2.
- L’hôtel Renaissance vous accueillera le temps d’une simple réunion ou pour un séminaire de plusieurs jours dans l’une de ses nombreuses salles et tout cela dans un cadre alliant confort et élégance.
- Le Pavillon de Jardy, espace atypique avec son architecture style Eiffel de 1100m² modulables, dispose de 7000m² d’espaces verts privatifs et 700m² de terrasse. Implanté au sein des 75 hectares du domaine des Haras de Jardy, c’est l’endroit idéal pour organiser des événements d’envergure de 100 à 1500 participants.
Une équipe dédiée vous accompagne et vous conseille tout au long de l’organisation de votre événement… Nous vous proposons une solution adaptée à votre budget, vos besoins et vos exigences. Pour plus d’informations, contactez-nous.
